home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / wml21q.zip / WML21Q.ZIP / WML.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-05-03  |  116KB  |  2,773 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                                   What Mailing List?                                  __________________
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                                        CONTENTS
  14.  
  15.  
  16.  
  17.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY  . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  18.  
  19.           II.   COPYRIGHT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  20.  
  21.           III.  LICENSE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  22.  
  23.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME) . . . . . . . . . .   2
  24.  
  25.           V.    INTRODUCTION  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   2
  26.  
  27.           VI.   UPDATES, ORDERING METHODS, AND REGISTRATION FEES  . . .   3
  28.                 A. Updates Are Free . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  29.                 B. How To Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  30.                 C. Pricing  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  31.                 INVOICE & REGISTRATION FORM . . . . . . . . . . . . . .   8
  32.  
  33.           VII.  SYSTEM REQUIREMENTS . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  34.                 A. Storage Requirements (Disk Drives) . . . . . . . . .   9
  35.                 B. Printers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   9
  36.                 C. Networks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    10
  37.  
  38.           VIII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE . . . . . . . . . . .    10
  39.  
  40.           IX.   RUNNING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME . . . .    11
  41.                 A. Quick Start  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  42.                 B. More Details . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    11
  43.                 C. Using an LCD or Monochrome Monitor with a Colour
  44.                    Card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    12
  45.                 D. Using the Menus  . . . . . . . . . . . . . . . . .    12
  46.                 E. Status Line  . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    13
  47.  
  48.           X.    MANAGING & PRINTING YOUR FILES  . . . . . . . . . . .    14
  49.                 A. Creating a New File  . . . . . . . . . . . . . . .    14
  50.                 B. Opening an Existing File . . . . . . . . . . . . .    14
  51.                 C. Saving/Closing a File  . . . . . . . . . . . . . .    15
  52.                 D. Deleting a File  . . . . . . . . . . . . . . . . .    15
  53.                 E. Making Back-up Copies of Your Files  . . . . . . .    15
  54.                 F. Restoring Files from a Back-up Copy  . . . . . . .    16
  55.                 G. Formatting Floppy Disks  . . . . . . . . . . . . .    16
  56.                 H. Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing) . . . . .    17
  57.                 I. Removing Records Which Are Marked for Deletion
  58.                    (Packing)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    17
  59.  
  60.                                          -i-
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                   What Mailing List?                                  __________________
  74.  
  75.  
  76.  
  77.  
  78.                 J. Importing Data from Other Software . . . . . . . .    17
  79.                    1.  Importing ASCII Files (17)                       _____________________
  80.                    2.  Importing WML 1.x Files (18)                       _______________________
  81.                    3.  Importing WML 2.x Files (18)                       _______________________
  82.                    4.  Importing Other dBase Files (19)                       ___________________________
  83.                 K. Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    19
  84.                    1.  WordPerfect Merge (19)                       _________________
  85.                    2.  Microsoft Word Merge (20)                       ____________________
  86.                    3.  Ventura Publisher (20)                       _________________
  87.                 L. PRINT/SELECT/QUERY . . . . . . . . . . . . . . . .    20
  88.                    1.  Selecting entries to be printed (20)                       _______________________________
  89.                    2.  Acting upon selected entries (21)                       ____________________________
  90.                    3.  Selection Examples (21)                       __________________
  91.                    4.  Printing (22)                       ________
  92.                    5.  Group List (22)                       __________
  93.                    6.  Envelopes (23)                       _________
  94.                    7.  Labels (24)                       ______
  95.                    8.  Phone Book (25)                       __________
  96.                    9.  Zip/Postal Code Distribution List (25)                       _________________________________
  97.  
  98.           XI.   DATA ENTRY  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  99.                 A. Names  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    25
  100.                    1.  Special Keys and Key Combinations (26)                       _________________________________
  101.                    2.  Function Keys (F-Keys) (26)                       ______________________
  102.                    3.  Using Filters (26)                       _____________
  103.                    4.  Getting Help (F1/Help) (27)                       ______________________
  104.                    5.  Locating Another Entry (F2/Find) (28)                       ________________________________
  105.                    6.  Grouping Entries Together (F3/Group) (28)                       ____________________________________
  106.                    7.  Adding New Records (29)                       __________________
  107.                    8.  Changing Existing Records (30)                       _________________________
  108.                    9.  Using the Delete/Omit/Bad Address Flags (30)                       _______________________________________
  109.                    10. Using Smart Zip (31)                       _______________
  110.                    11. Macros & Key Words (31)                       __________________
  111.                 B. Groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    32
  112.                 C. Abbreviations (Macros) . . . . . . . . . . . . . .    33
  113.  
  114.           XII.  INDEXING (CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE OF
  115.                 ENTRIES)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    33
  116.                 A. Changing the Index . . . . . . . . . . . . . . . .    34
  117.                 B. Filters  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    34
  118.                    1.  Setting a Filter (34)                       ________________
  119.                    2.  Clearing a Filter (34)                       _________________
  120.  
  121.           XIII. PREFERENCES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    35
  122.                 A. Setting Your Return Addresses  . . . . . . . . . .    35
  123.                 B. Setting Envelope Size  . . . . . . . . . . . . . .    35
  124.                 C. Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types  . .    35
  125.  
  126.                                          -ii-
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.                                   What Mailing List?                                  __________________
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.                 D. Back-up, Country, & Directory Display (Other
  145.                    Settings)  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    36
  146.                    1.  Back-up & Restore Method (36)
  147.                    2.  Mailing to Various Countries (Country setting)
  148.                        (37)
  149.                    3.  Directory Display Format (37)
  150.                 E. Defining your Printers . . . . . . . . . . . . . .    38
  151.                    1.  Laser Printer Soft Fonts (38)                       ________________________
  152.                    2.  Scalable Fonts (38)                       ______________
  153.                 F. Duplicate Checking . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  154.  
  155.           XIV.  HELP  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .    39
  156.  
  157.  
  158.  
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.                                         -iii-
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.                                   What Mailing List?                                  __________________
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.           I.    DISCLAIMER OF WARRANTY
  211.  
  212.                 By using this software and documentation ("WML") you must
  213.           accept this disclaimer of warranty:
  214.  
  215.                 WML is provided "as is" without any warranties or
  216.           conditions, expressed or implied, including, but not limited to,
  217.           those concerning merchantability and fitness for a particular
  218.           purpose.  By using WML, you are expressly releasing the author,
  219.           Angel Babudro, from any liability resulting from the use of this
  220.           software and documentation.  You must assume the entire risk of
  221.           using WML.  Please test and supervise WML thoroughly before
  222.           relying on it.
  223.  
  224.  
  225.           II.   COPYRIGHT
  226.  
  227.                 WML is owned and copyright (c) 1989-1993 by Angel Babudro,
  228.           all rights reserved.  You may only use and/or distribute WML
  229.           under the License terms below.
  230.  
  231.  
  232.           III.  LICENSE
  233.  
  234.                 1. WML is being distributed as Shareware; it is not free. 
  235.           WML is licensed for individual personal use and evaluation for an
  236.           unlimited time.  Use and evaluation by businesses, corporations,
  237.           governments, consultants or professionals of any type, or
  238.           individuals in any kind of organized or commercial activity is
  239.           limited to 60 days, after which time the REGISTERED Edition of
  240.           WML must be purchased or the use of Unregistered Edition of WML
  241.           must be discontinued.
  242.  
  243.                 2. You may keep as many backup copies of WML as you wish. 
  244.           The Registered Edition is limited to simultaneous use on the
  245.           number of computers indicated by your registration level.  The
  246.           Unregistered Edition may be used on any number of computers.  You
  247.           may share WML with others in complete and unmodified form. 
  248.           REGISTERED USERS may NOT distribute the separate file CONFIG.WDT
  249.           nor the font files ending in SFP and SFL.
  250.  
  251.                 3. You MUST NOT charge any fee or receive any consideration
  252.           for distributing the WML files and you MUST NOT include WML with
  253.           another business transaction (e.g., a hardware sale) unless you
  254.           have express written consent from the copyright holder, Angel
  255.           Babudro.  You MAY charge a fee of not more than US$6 (six
  256.           dollars) for the disk and/or service of distribution.
  257.  
  258.                                          -1-
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.  
  269.  
  270.  
  271.                                   What Mailing List?                                  __________________
  272.  
  273.  
  274.  
  275.  
  276.  
  277.           IV.   TECHNICAL SUPPORT (HOW TO REACH ME)
  278.  
  279.                 If you have questions or need help, just drop a note to me
  280.           or send mail to a BBS listed below.  Registered users, vendors,
  281.           and sysops may contact me via telephone as well.  Sysops and
  282.           shareware vendors please see VENDOR.DOC for distribution
  283.           information.
  284.  
  285.                 Mail        Angel Babudro, "Organic Computer Wizardry",
  286.                             28 Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506
  287.                 Phone       (315) 853-6942 9am - 5pm Eastern Time, Mon-Fri
  288.  
  289.                 BBS         Angelo Babudro (to avoid gender confusion)
  290.                 West Coast  Researcher's BBS, So Cal (805) 949-8151 USR DS
  291.                 East Coast  Nite-Air, Central NY (315) 339-8831 USR 14.4
  292.  
  293.  
  294.           V.    INTRODUCTION
  295.  
  296.                 What Mailing List? provides a simple and flexible way to                __________________
  297.           easily manage and print mailing lists.  My focus has been
  298.           providing the tools to track relatively small amounts of
  299.           information (500 to 2,000 names per list in up to 250 lists). 
  300.           WML is ideally suited for those times when you want a good-
  301.           looking envelope or label, or maybe a hundred, but not fifty
  302.           thousand.  Software that is made to handle huge lists tends to be
  303.           horribly complicated to use.  WML is different.
  304.  
  305.                 I use WML regularly: when I need an envelope I print it on
  306.           my laser, and when I need labels I switch to the dot matrix
  307.           printer.  It's very fast and easy for me, and I hope you find WML
  308.           just as easy and fast to use.
  309.  
  310.                 Learning WML can probably be done as you are using it, with
  311.           little or no help from this manual.  Keep an eye on the bottom of
  312.           the screen since that is where I put special function keys.  If
  313.           you use a mouse, many of these commands can be accessed with the
  314.           mouse as well.  Many of my clients' greatest fear is losing data,
  315.           so I'd like you to know that I use WML almost every day and my
  316.           information is safe, plus WML will always warn you before it
  317.           erases or abandons information so you can't lose anything without
  318.           knowing about it first.  Guarantees are impossible to make
  319.           (actually, they're easy to make but impossible to keep), but I                                     ____
  320.           can say that WML is as "safe" as any other high quality PC
  321.           software product.  I've never lost a byte of information nor have
  322.           I heard of anyone else who has.
  323.  
  324.                                          -2-
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.                                   What Mailing List?                                  __________________
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.                 This shareware manual is intended for people with some
  343.           knowledge of computers, MS-DOS, and data bases.  A detailed
  344.           manual is available to registered users which is more thorough,
  345.           covering elementary and advanced topics not covered here.
  346.  
  347.                 Any trademarks I happen to mention here are, of course,
  348.           property of their respective owners.
  349.  
  350.                 Thanks to The Researcher's BBS sysop Skip Taylor for all
  351.           his beta testing and being a great friend.  Thanks to HDM IV
  352.           author Jim Hass for his support, feedback, and excellent hard
  353.           disk menu.  Many thanks and good karma to sysops Dan Healy, Mike
  354.           Halley, and Tom McElvy who have been very helpful in shaping the
  355.           future of WML -- it makes my day every time one of you calls.  :)
  356.  
  357.  
  358.           VI.   UPDATES, ORDERING METHODS, AND REGISTRATION FEES
  359.  
  360.                 I hope that you are so happy with WML that registering will
  361.           be reward enough in itself, but I think it's more fun & exciting
  362.           to get something new.  I do so much programming on this machine
  363.           of mine that there are always updates happening, so you will
  364.           definitely get an updated version.  I realized that if I'm always
  365.           updating my software some people will want to wait for that day
  366.           when it's "done."  So I thought about a way around that...
  367.  
  368.                 A. Updates Are Free
  369.  
  370.                 Register yourself for WML version 2 and your registration
  371.           is valid for ALL releases of WML version 2.  You can download
  372.           updated versions from a bulletin board or get a copy from a
  373.           friend or shareware vendor and over-write the old files with the
  374.           new ones.  The new version will recognize your registration
  375.           "stamp" in your CONFIG.WDT file (which is NOT distributed with
  376.           the Unregistered Edition).  If you can't find WML on a bulletin
  377.           board in your area, tell a sysop you want it and maybe s/he can
  378.           get it for you.
  379.  
  380.                 I will also provide updates on disk for $7.00 (add shipping
  381.           outside the U.S.).  You may also send me a disk with return
  382.           postage, a return label, and $2.00; I'll re-use the envelope and
  383.           mail the update to you.
  384.  
  385.                 How often is WML updated?  At this stage I am releasing a
  386.           new version about every other month with a major update happening
  387.           every six to eight months.  There are a couple of major updates
  388.           in the works (like bar codes on dot matrix labels), but most of
  389.  
  390.                                          -3-
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.  
  401.  
  402.  
  403.                                   What Mailing List?                                  __________________
  404.  
  405.  
  406.  
  407.  
  408.           the updating I've been doing lately is refining the documentation
  409.           and fixing bugs with what's already there.  If you find a bug,
  410.           please let me know about it (be as thorough and specific as you
  411.           can, please) and I will fix it and send you an update.
  412.  
  413.                 I would like everyone to find my software a bargain, so I
  414.           want to keep prices low.  I'm still new at this shareware thing,
  415.           though, so I hope you understand if I need to fine-tune things. 
  416.           If this document is more than nine months old it would be a good
  417.           idea to check with me before ordering.
  418.  
  419.                 B. How To Order
  420.  
  421.                 U.S. customers please send cash, check, or money order. 
  422.           Canadian customers please send cash or Canadian International
  423.           Money Order (CIMO).  Customers in other countries please send
  424.           U.S. funds drawn on a U.S. bank.  If you send cash use a
  425.           "security" no-see-through envelope and you may want to send it
  426.           via Registered mail, too.
  427.  
  428.                 If you prefer to use a credit card, you can order WML from
  429.           Public (software) Library with your MC, Visa, AmEx, or Discover
  430.           card by calling 800-242-4PsL (from overseas: 713-524-6394) or by
  431.           FAX to 713-524-6398 or by CompuServe to 71355,470.  THESE NUMBERS
  432.           ARE FOR ORDERING ONLY.  I CANNOT be reached at those numbers.  To
  433.           contact me for information about dealer pricing, volume
  434.           discounts, site licensing, the status of shipment of the product,
  435.           the latest version number, or for technical information, call
  436.           315-852-6942 or write me at 28 Mulberry Street, Clinton, NY USA
  437.           13323-1506.  Shareware is "try before you buy" so please
  438.           understand that product returns are not allowed.
  439.  
  440.                 When ordering from PsL ask for product #10800 and please
  441.           note that PsL will add $3 for shipping & handling to U.S. as well
  442.           as Canadian orders.
  443.  
  444.                 C. Pricing
  445.  
  446.           Registration with Disk -- A single copy costs $29.  You will
  447.                 receive the latest Registered Edition of What Mailing List?                                                         __________________
  448.                 with automated installation, the latest version of this
  449.                 documentation on disk, some PCL soft fonts that I have put
  450.                 together, and notification of updates.  See below for
  451.                 printed & video manuals.
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.                                          -4-
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.  
  467.  
  468.  
  469.                                   What Mailing List?                                  __________________
  470.  
  471.  
  472.  
  473.  
  474.           Multiple Copies / Wholesale -- If you would like to resell What                                                                     ____
  475.                 Mailing List?, have multiple locations at which you would                _____________
  476.                 like to install WML, etc., you may receive a discount on
  477.                 the price of WML as follows:
  478.                 -  2-4 disk copies on the same order                    40%
  479.                 -  5 or more disks on the same order                    50%
  480.  
  481.           Site License -- use WML on as many computers as necessary at a
  482.                 single location of a single business.  Purchase a single
  483.                 copy (see above) and add the appropriate site license fee
  484.                 below:
  485.                    Up to 4 computers                        $30.00 per site
  486.                    Up to 10 computers                       $70.00 per site
  487.                    Up to 20 computers                      $150.00 per site
  488.                    Any number of computers                 $400.00 per site
  489.  
  490.           Manuals -- printed on my laser printer and bound in a flexible 3-
  491.                 ring binder, these manuals contain graphics & detailed
  492.                 descriptions of each screen, some basic computer & data
  493.                 base lingo, and an index.  I want people to have and use
  494.                 these manuals, but I am very concerned about deforestation. 
  495.                 Experienced users will probably have no need for a manual.
  496.                    One copy                                           $8.00
  497.                    Multiple copies on same order                 $6.00 each
  498.  
  499.           Video Manual -- I am creating a video manual so you can learn by
  500.                 watching someone else do it.  The video manual will be
  501.                 available around June 1, 1993.  I can provide tapes in HiFi
  502.                 VHS, 8mm, or Beta formats.  I'm going to start by dubbing
  503.                 all the tapes myself and see how it goes; the prices below
  504.                 are good until January 1, 1994.  After this date please
  505.                 contact me before ordering a video manual.
  506.  
  507.                 All formats have a standard audio track so they can be
  508.                 played on any videotape machine, HiFi or not.
  509.  
  510.           Complimentary Registered Editions - I would like to give you a
  511.                 complimentary registration if you will give me a bit of
  512.                 marketing assistance:
  513.  
  514.                 1. Write a review of one of my packages and post it on a
  515.                    bulletin board, send me a copy of it showing the BBS's
  516.                    header and the name and phone number of the BBS.  Just
  517.                    give me your honest praise and criticism in a decent
  518.                    review.  Your review will be most helpful to me if it
  519.                    mentions your best & worst-liked features and any ideas
  520.                    you have for improvement.  If you have any experience
  521.  
  522.                                          -5-
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                                   What Mailing List?                                  __________________
  536.  
  537.  
  538.  
  539.  
  540.                    with other mailing list managers, please include your
  541.                    opinion of how they compare to each other.  This will
  542.                    help me decide the future of WML and for that help I
  543.                    will send you a complimentary registered disk.
  544.  
  545.                 2. Upload a package to at least five public ("open") BBSs,
  546.                    fill in the Complimentary Registration form below, and
  547.                    I'll send you a complimentary registered disk.  It's
  548.                    nice if you upload to time-share systems, private
  549.                    ("closed") BBSs, or part-time BBS, but please do not use
  550.                    these to apply for a complimentary registered edition.
  551.  
  552.                 3. If you are a consultant or other type of computer
  553.                    professional and your recommendation leads to one or
  554.                    more of your clients purchasing WML, just send me a note
  555.                    with your client's registration or have them mention
  556.                    your name when they register.  I will send a
  557.                    complimentary registered edition or an update for every
  558.                    registration you get for me.  This is in lieu of a
  559.                    multiple copy discount; I intend it for consultants who
  560.                    choose not to deal with sales tax.
  561.  
  562.                 One complimentary registration per person or company.  A
  563.           complimentary registration is just like a paid one - you can
  564.           upgrade it with a site license, purchase manuals, etc.  It helps
  565.           when you send back disks to be re-used - even the envelopes can
  566.           be re-used.  When you order a complimentary registration please
  567.           fill in the appropriate blanks below PLUS the Invoice so I know
  568.           what size disk you need, and please send me a couple of dollar
  569.           bills for shipping expenses.  Thanks.
  570.  
  571.                 I will promise these complimentary offers until at least
  572.           12/31/93 - after that date please check with me first.
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.                                          -6-
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.                                   What Mailing List?                                  __________________
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.                         COMPLIMENTARY REGISTRATION APPLICATION
  607.  
  608.  
  609.  
  610.                                                    Date____________________
  611.  
  612.                 Please also fill in the Invoice on the following page (put
  613.           $0 for the disk).  Include $2.00 for shipping within the U.S. or
  614.           the amount indicated for addresses outside the U.S.  Remember to
  615.           order printed manual(s) if you so desire.
  616.  
  617.           (__) Review posted on (BBS name & number)________________________
  618.                 Include a copy of the review, please.
  619.  
  620.           (__) I uploaded (archive name, like WML21i.ARJ)__________________
  621.                 to these five 24-hour public ("open") BBSs:
  622.  
  623.              BBS Name              Phone number/Modem speed Sysop Name             ________              ________________________ __________
  624.  
  625.           1_______________________ ________________________ _______________
  626.           2_______________________ ________________________ _______________
  627.           3_______________________ ________________________ _______________
  628.           4_______________________ ________________________ _______________
  629.           5_______________________ ________________________ _______________
  630.  
  631.              These offers subject to withdrawal or change at any time
  632.           without notice.  All prices are subject to change without notice. 
  633.           Bulletin Board Sysops please see the file SYSOP.DOC for special
  634.           pricing and information; vendors & sysops please see VENDOR.DOC.
  635.  
  636.  
  637.                      Angel Babudro -- "Organic Computer Wizardry"
  638.                     28 Mulberry Street, Clinton, NY USA 13323-1506
  639.                        (315) 853-6942 Mon-Fri 9-5 Eastern Time
  640.            (home phone, so remember east coast is 3 hours later than west)
  641.  
  642.  
  643.                        Please register the Shareware you keep.
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.                                          -7-
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.  
  666.  
  667.                                   What Mailing List?                                  __________________
  668.  
  669.  
  670.  
  671.  
  672.                                                 INVOICE & REGISTRATION FORM
  673.                             For Credit card orders see "How To Order" above
  674.  
  675.           Your Name________________________________________________________
  676.  
  677.           Company Name_____________________________________________________
  678.  
  679.           Address__________________________________________________________
  680.  
  681.           City_________________________ State/Prov_______ Zip code_________
  682.  
  683.           Registration     Reg & disk - $29 x Qty _____           $_______ 
  684.  
  685.           Multiple/        2-4 disks -- deduct 40%
  686.           Wholesale        5 or more -- deduct 50%                (_______)
  687.  
  688.           Site License     Up to 4 CPUs add $30; Up to 10 add $75
  689.           (add to above)   Up to 20 add $150; Unlimited add $400   _______ 
  690.  
  691.           Printed Manuals  One copy $8; 2 or more $6 each
  692.                                         Qty _____ x $______ each = _______ 
  693.           Video Manuals    __VHS __8mm __Beta  $10 ea avail 6/1/93 _______ 
  694.  
  695.           Shipping &       Canada, AK, HI, VI, PR add $3           _______ 
  696.            Expenses        Other countries add $9 per copy         _______ 
  697.  
  698.                            ** T O T A L **                         _______ 
  699.  
  700.           Disk size & quantity   [__] 3½"                 [__] 5¼"
  701.           Drive density          [__] Low (DD) required   [__] High (HD) ok
  702.           Extended densities     [__] FDFORMAT extended densities okay
  703.  
  704.           Printer make(s) & model(s)______________________________________
  705.  
  706.           Which version are you using now?________________________________
  707.  
  708.           Where did you get it (BBS name)?________________________________
  709.  
  710.           WML has been delivered to and accepted by customer.  Upon receipt
  711.           of this paid invoice the latest Registered Edition disk and any
  712.           options chosen above will be sent.  Send cash, cheque, money
  713.           order in U.S. funds; Canadians send Cdn$ or CIMO.  NYS residents
  714.           add sales tax.  Mail this page with your cash, cheque or money
  715.           order to Angel Babudro, 28 Mulberry Street, Clinton, NY USA
  716.           13323-1506.  Allow 1-3 weeks for the latest version to land on
  717.           your doorstep.  Thank you for your order!
  718.  
  719.  
  720.                                          -8-
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.  
  732.  
  733.                                   What Mailing List?                                  __________________
  734.  
  735.  
  736.  
  737.  
  738.           VII.  SYSTEM REQUIREMENTS
  739.  
  740.                 The bare minimum you will need is:
  741.                 1. Any IBM-PC-compatible with a 720k floppy or better
  742.                 2. At least 370k of free RAM
  743.                 3. MS/PC-DOS 3.3 or 5.0
  744.  
  745.                 I recommend you use:
  746.                 1. An 80286 or faster computer
  747.                 2. A hard disk with at least one megabyte of free space
  748.                 3. At least 512k free RAM (use CHKDSK to check your RAM)
  749.  
  750.                 WML has been tested on MS-DOS 3.3 and 5.0 and with 4DOS. 
  751.           It should work properly under PC-DOS or MS-DOS version 3.1 or
  752.           later.  You will need 400-600k of disk space for WML and its
  753.           files, depending on which optional files you decide to keep on
  754.           your disk, plus space for the files you will create.
  755.  
  756.                 WML will detect whether you have a monochrome or colour
  757.           card installed, but it cannot detect what type of monitor you
  758.           have.  If the screen is difficult to read, try starting with the
  759.           "/M" switch (for "M"onochrome) like so: "WML /M".
  760.  
  761.                 A.  Storage Requirements (Disk Drives)
  762.  
  763.                 Although WML has a theoretical limit of 5.5 million names
  764.           per mailing list file, you would need a supercomputer or a lot of
  765.           time to manage it.  A 386dx/20 handles 2,000 names or less well;
  766.           a 386dx/40 can handle 3,000; a PC/XT gets bogged down at around
  767.           400 names or so.  I imagine that a 486dx can probably handle
  768.           4,000 to 7,000 names per list without much trouble.  Remember,
  769.           you can have hundreds of files; these are just practical limits
  770.           for each of those files.  Duplicate Checking slows things down,
  771.           so if you have a huge list or a very slow computer, you might
  772.           want to turn Dup Checking off.
  773.  
  774.                 B.  Printers
  775.  
  776.                 WML supports two types of printers -- a laser printer and a
  777.           dot matrix printer on LPT1, LPT2, or LPT3.  The laser printer
  778.           must be a PCL 1-5 printer (compatible with H-P LaserJet I, II, or
  779.           III).  WML has been tested on Panasonic 4450 (H-P LaserJet I-
  780.           compatible) and H-P LaserJet III laser printers.  If I read the
  781.           ads correctly, WML should work with the LaserJet IV as well.  I'm
  782.           sure there are some lasers which could be better supported, so
  783.           let me know if you own one of them.  LaserJet III owners will be
  784.           happy to know that they can use the PCL 5 scalable fonts.
  785.  
  786.                                          -9-
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.  
  797.  
  798.  
  799.                                   What Mailing List?                                  __________________
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.                 If your printer is not on the list check in your printer's
  805.           manual for its compatibility.  Most dot matrix printers are
  806.           compatible with Epson or IBM, so try these if you can't find a
  807.           proper match.  If you have trouble, send me a note with your
  808.           printer model & the problem.
  809.  
  810.                 C.  Networks
  811.  
  812.                 With version 2.1 I have placed file "locks" to test WML on
  813.           networks which use the DOS SHARE utility.  I know LANtastic uses
  814.           SHARE, and I think the majority of networks do, too.  Prior to
  815.           version 2.1 every file was opened with exclusive access, meaning
  816.           that it could not be shared over a network.  This would not allow
  817.           the configuration, group, abbreviation, or zip code files to be
  818.           shared which would need to happen on a network.
  819.  
  820.                 I don't have a network nor the resources to put one
  821.           together, so please tell me your experiences.  My intent at this
  822.           point is to allow WML to run on a network but only allow one
  823.           station to open a particular file, and allow the configuration,
  824.           abbreviation, group, and zip codes files to be shared by more
  825.           than one station unless they are being updated.  I wonder what
  826.           will happen if two stations try to update the configuration at
  827.           the same time or even try to open the same mailing list file. 
  828.           Will someone please try some things like this and tell me what
  829.           happens?
  830.  
  831.                 A future plan (which will happen sooner if I get requests
  832.           for it) is to use record locking (versus locking the whole file)
  833.           so that more than one station can share a file as long as they
  834.           work on different records within the file.  This will take a fair
  835.           amount of programming time and coordination with someone who can
  836.           test it for me, so I'm giving it a low priority until/unless that
  837.           special "someone" comes forward...
  838.  
  839.  
  840.           VIII. FILES WHICH MAKE UP THE PACKAGE
  841.  
  842.                 What Mailing List? is made up of the following files:                __________________
  843.  
  844.                 WML.EXE       The executable file
  845.                 WML.HLP       The help file
  846.                 WML.TXT       The ASCII text file of this document [*]
  847.                 WML.WP        The WordPerfect file of this document (so you
  848.                               can format it for your printer) [*]
  849.                 POSTAL.DAT    Zip codes file
  850.                 PRINTER.DAT   Printer definition file
  851.  
  852.                                          -10-
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.                                   What Mailing List?                                  __________________
  866.  
  867.  
  868.  
  869.  
  870.                 MAILCODE.SFL  PCL landscape USPS postal bar code font
  871.                 READ.ME       A text file of late-breaking news. Read this
  872.                               first. [*]
  873.                 ORDER.FRM     Order form for all of my software
  874.                 VENDOR.DOC    Information file for BBS Sysops & Shareware
  875.                               distributors/disk vendors [*]
  876.                 SYSOP.DOC     Special deals for BBS sysops & co-sysops [*]
  877.  
  878.                 These are the files which are provided with the
  879.           unregistered package.  Additional files will be created in the
  880.           same directory as you use WML.  Files marked with [*] are not
  881.           needed to run WML so they may be erased if disk space is a
  882.           premium (I would appreciate, however, if you would keep ORDER.FRM
  883.           around until you decide whether or not to order).
  884.  
  885.                 The Registered Edition contains extra files which are for
  886.           use by the registered owner only.  So if you share WML with
  887.           friends and BBSs, please ERASE these files:
  888.  
  889.                 *.SFP         Portrait soft fonts
  890.                 *.SFL         Landscape soft fonts
  891.                 CONFIG.WDT    Registration stamp & configuration info
  892.  
  893.  
  894.           IX.   RUNNING What Mailing List? FOR THE FIRST TIME
  895.  
  896.                 A.  Quick Start
  897.  
  898.                 Type "WML" from the DOS prompt, press "P" to open the
  899.           Preferences menu.  Go down the list and fill in each preference
  900.           window as necessary.  Then use File/New to create a file, and
  901.           enjoy.  You can run WML from any directory, but WML expects the
  902.           data (mailing list) files to be in the current directory.
  903.  
  904.                 Before you can start entering addresses you will need to
  905.           create at least one mailing list file.  Do this by selecting the
  906.           "New" option under "File" (described below).  Before you can
  907.           print anything you will have to set your Preferences, at the very
  908.           least defining your printer(s).
  909.  
  910.                 B.  More Details
  911.  
  912.                 WML should be installed in its own directory under the
  913.           root.  This helps keep things organized and can improve file
  914.           access.  You might use "\WML", or maybe you put all of your
  915.           business programmes under "\APPS" so you might use "\APPS\WML"
  916.           instead.
  917.  
  918.                                          -11-
  919.  
  920.  
  921.  
  922.  
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.  
  928.  
  929.  
  930.  
  931.                                   What Mailing List?                                  __________________
  932.  
  933.  
  934.  
  935.  
  936.                 Let's say you put WML.EXE and all of its files in a
  937.           directory C:\WML.  To start WML from the DOS prompt just go your
  938.           data directory (for example, "CD \LISTS\BUSINESS") then type
  939.           "C:\WML\WML" and press ENTER.  If you want to keep your data
  940.           files in the same directory as the programme, that makes it even
  941.           simpler:  Just go to that directory (e.g., "CD \WML") then type
  942.           "WML" -- you don't need to type the path name because you are in
  943.           the proper directory already.
  944.  
  945.                 Highlight "Preferences" and press <Enter> (or press the
  946.           letter "P", or point & click with your mouse) -- you will see a
  947.           list of choices.  Select each item by pressing the highlighted
  948.           letter or by highlighting it using the arrow keys and pressing
  949.           <Enter>.
  950.  
  951.                 After you are done setting your preferences, press ESC to
  952.           close the Preferences menu then press "F" for the File menu.  If
  953.           no files are on disk, the only option available will be "New" and
  954.           "Exit".  Press "N" and type a name for your mailing list file. 
  955.           In a couple of seconds the list will be created and you'll be
  956.           ready to go.  That's all there is to it!
  957.  
  958.                 C.  Using an LCD or Monochrome Monitor with a Colour Card
  959.  
  960.                 If you have a monochrome (aka Black & White) monitor
  961.           connected to a colour adapter card or a laptop or notebook
  962.           computer with an LCD screen, you will see shades of grey instead
  963.           of colours.  This may not be very readable.  You can force WML to
  964.           run in monochrome mode by using the "/M" switch like so:
  965.  
  966.                 WML /M
  967.  
  968.                 You may want to put the "/M" in WML.BAT using a text
  969.           editor.  There are a few screens which do not "listen" to the /M
  970.           switch -- it's a low priority, but I am working to fix this.
  971.  
  972.                 D.  Using the Menus
  973.  
  974.                 I have used what I understand to be an SAA-compliant
  975.           (Standard Applications Architecture) menu system.  Most folks
  976.           know it better as the Macintosh or Windows menu standard. 
  977.           Basically, there is a horizontal menu of choices -- File, Data
  978.           Entry, etc.  Under each of the horizontal choices is a menu of
  979.           functions pertaining to that item -- it is a two-dimensional
  980.           menu, in other words.  The last item of the left-most menu is
  981.           always Exit, to end the programme or the sub-menu you are on.
  982.  
  983.  
  984.                                          -12-
  985.  
  986.  
  987.  
  988.  
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.                                   What Mailing List?                                  __________________
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.                 There are two ways to select an item from the main menu:
  1003.  
  1004.                 1.  Press the letter which is highlighted in the option
  1005.                     description
  1006.                 2.  Use the Up/Down/Right/Left arrows to highlight the
  1007.                     option you want then press <Enter> (a.k.a. RETURN or
  1008.                     CR).
  1009.  
  1010.                 Some menus do not have highlighted options.  On these menus
  1011.           you must use the arrow keys to highlight your choice then press
  1012.           <Enter>.
  1013.  
  1014.                 If you want to cancel an operation you selected, just press
  1015.           the Esc ("Escape") key.
  1016.  
  1017.                 E.  Status Line
  1018.  
  1019.                 At the top of your screen is WML's title followed by the
  1020.           WML file you have open (if any).  At the bottom of the screen is
  1021.           a bar which looks like this:
  1022.  
  1023.                 Total|Selected|Bad/Omit|Pack|Index|01-01-1980
  1024.  
  1025.                 From left to right the items are:
  1026.                 1.  Total records in the open file
  1027.                 2.  Total records selected for printing
  1028.                 3.  Total records bad or excluded from mailings
  1029.                 4.  The word |Pack| if there are entries to be erased
  1030.                 5.  Selected indexing method (name, company, address, or
  1031.                     zip).
  1032.                 6.  To-day's date (so far as the computer knows).  If you
  1033.                     have a filter chosen, this will be replaced with
  1034.                     "Filter" followed by:
  1035.                     * "Sel" for Selected records only,
  1036.                     * "Del" for Deleted records only, or
  1037.                     * "SelDel" for both.
  1038.                     If the filter message is bright the selection is 
  1039.                     unchanged, otherwise changes have occured.  For
  1040.                     example, suppose you have set the filter to "Selected
  1041.                     Only" then cleared the selection status of a record. 
  1042.                     The filter message would change to dim since the filter
  1043.                     is no longer accurate.
  1044.  
  1045.  
  1046.  
  1047.  
  1048.  
  1049.  
  1050.                                          -13-
  1051.  
  1052.  
  1053.  
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.           X.    MANAGING & PRINTING YOUR FILES
  1069.  
  1070.                 The "File" menu contains options to use and manage your
  1071.           files and to print entries from these files.  Here is a summary
  1072.           of the choices under the File menu:
  1073.                   New - Create a new mailing list file
  1074.                   Open - Open an existing mailing list file
  1075.                   Close - Close the open file
  1076.                   Delete - Erase a file from the disk
  1077.                   Back-up - Make a back-up copy of data files
  1078.                   Restore - Restore data files from a back-up copy
  1079.                   Format Floppies - Format floppy disks (for back-up use)
  1080.                   Index - Change the order in which entries are displayed
  1081.                     and printed or specify which entries you would like
  1082.                     displayed (called "filtering")
  1083.                   Pack - Remove entries which are flagged to be deleted
  1084.                   Import - Bring data into the open file from another file
  1085.                     format
  1086.                   Export - Send data to a different file format
  1087.                   Print/Select/Query - Menu of ways to print your list,
  1088.                     choose which entries are to be printed or otherwise
  1089.                     operated upon, and search the file
  1090.                   Exit - End WML and return to DOS
  1091.  
  1092.                 Many of these options cannot be used at certain times
  1093.           (e.g., if you have an empty mailing list file the Print option is
  1094.           useless so WML won't let you use it).  Valid options have a
  1095.           bright white letter; non-valid ones are "gray" with no
  1096.           highlighted letter.
  1097.  
  1098.                 A.  Creating a New File
  1099.  
  1100.                 Up to 250 files can be managed by What Mailing List?.  When                                                  __________________
  1101.           you choose this option you will be asked to enter a name and
  1102.           description for the new file.  The name will be checked for
  1103.           proper DOS syntax and you will be warned if the file name you
  1104.           entered already exists.  If everything is okay your new file will
  1105.           be created and opened for use.
  1106.  
  1107.                 B.  Opening an Existing File
  1108.  
  1109.                 Just like using a filing cabinet, you have to open a file
  1110.           before you can see what's in it.  File/Open let's you open a file
  1111.           which has been previously created.
  1112.  
  1113.                 After you select this option you will be presented with a
  1114.           list of the WML files in the current directory.  Use the up and
  1115.  
  1116.                                          -14-
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.           down arrow keys to highlight the file you wish to use, then press
  1135.           <Enter>.
  1136.  
  1137.                 Note that entries will be displayed and printed in the
  1138.           order indicated on the bottom status line.  To change the sort
  1139.           order use the Index menu.
  1140.  
  1141.                 C.  Saving/Closing a File
  1142.  
  1143.                 WML saves your information every time you change something. 
  1144.           If you enter information and press the Esc key or click on a
  1145.           "Cancel" button with your mouse a message will warn you about
  1146.           losing any changes you have made.  The only danger comes with a
  1147.           power outage or anything else that causes WML to end improperly
  1148.           (e.g., the reset button or Ctrl-Alt-Del are used).  However, even
  1149.           in this case the only thing you would have to do is re-index the
  1150.           file -- no information would be lost.
  1151.  
  1152.                 Just the same, it's always safest to Close a file when you
  1153.           will be away from your computer for a while.  That way if
  1154.           anything happens while you are away your information is saved. 
  1155.           The other use for Close is when you want to delete the open file. 
  1156.           The Delete function (below) will not let you delete an open file,
  1157.           so you must close it first.
  1158.  
  1159.                 D.  Deleting a File
  1160.  
  1161.                 WML contains all the tools you need to manage your mailing
  1162.           list files.  The File/Delete function gives you a convenient way
  1163.           to remove files from your disk.  When you select this option you
  1164.           will get the same file list you see with the "Open" option.1 
  1165.           Highlight a file and press <Enter>, and the computer will read
  1166.           the name back to you (to be sure you picked the right one) and
  1167.           ask for permission to continue.  If you press <Enter> (or click
  1168.           on "Ok") then the file will be erased from the disk (along with
  1169.           it's indices) and will no longer appear on lists.
  1170.  
  1171.                 E.  Making Back-up Copies of Your Files
  1172.  
  1173.                 File/Back-up protects your information by allowing you to
  1174.           copy it to another disk.  On the Preferences/Other screen you
  1175.           should have indicated how you want to perform back-ups -- using
  1176.  
  1177.                                         ____________________
  1178.  
  1179.                1    The list will not contain the name of the open file (if
  1180.                     any), only the files which are "put away."
  1181.  
  1182.                                          -15-
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.  
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.  
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1196.  
  1197.  
  1198.  
  1199.  
  1200.           the DOS COPY command, ARJ, LHARC, or PKZIP (the default is DOS
  1201.           COPY).
  1202.                 After choose this option you will see a summary window and
  1203.           the system will pause for you to enter the back-up destination
  1204.           (which is typically a floppy disk drive, but you may decide to
  1205.           back-up to another hard disk, a network drive, etc.).  All WML
  1206.           data files will then be backed-up to the destination disk and
  1207.           directory using the method shown in the window.
  1208.  
  1209.                 Please see also the section on choosing a back-up method
  1210.           under Preferences.
  1211.  
  1212.                 F.  Restoring Files from a Back-up Copy
  1213.  
  1214.                 If you ever need to recover data files from a floppy disk
  1215.           you made using the Back-up command (above), just place the floppy
  1216.           disk in its drive, if applicable, and select File/Restore.  The
  1217.           method used to restore the files will be the one specified on the
  1218.           Preferences/Back-up window.  The system will pause for you to
  1219.           enter the source drive -- the one you used when backing-up, which
  1220.           is typically a floppy disk drive, but may be another hard disk, a
  1221.           network drive, etc.  All WML data files will then be restored
  1222.           from the back-up copy to the WML directory.
  1223.  
  1224.                 Please see also the section of choosing a back-up method
  1225.           under Preferences.
  1226.  
  1227.                 G.  Formatting Floppy Disks
  1228.  
  1229.                 This option is for those times when you have decided to
  1230.           make a back-up copy of your data but don't have a formatted disk
  1231.           handy or want to re-format a disk to check for any bad spots. 
  1232.           File/Format Floppies lets you format a floppy disk to your
  1233.           computer's standard density without exiting WML.  By "standard
  1234.           density" I mean that if you have a high density drive you can
  1235.           only format high density disks (in other words, WML doesn't pass
  1236.           any parameters to DOS FORMAT).  There is an exception to this:
  1237.  
  1238.                 If you have What Floppy Format? (WFF.EXE) available                            ___________________
  1239.           somewhere in your DOS search path, WML will automatically access
  1240.           it for formatting floppy disks so you can format any kind of disk
  1241.           using FDFORMAT.  (You will receive a complimentary copy of the
  1242.           latest version of WFF with your WML registration.  FDFORMAT is a
  1243.           Freeware product by another author and can be found on my support
  1244.           BBSs.)
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.                                          -16-
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.  
  1258.  
  1259.  
  1260.  
  1261.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1262.  
  1263.  
  1264.  
  1265.  
  1266.                 H.  Fixing Damaged Index Files (Re-Indexing)
  1267.  
  1268.                 Sometimes a data base's index files can be damaged.  This
  1269.           can typically happen with a power outage, Ctrl-Alt-Del while in
  1270.           WML, etc.  File/Re-Index allows you to re-build the indices for a
  1271.           mailing list.  Just open a file then select this option;
  1272.           everything is automatic.
  1273.  
  1274.                 I.  Removing Records Which Are Marked for Deletion
  1275.                     (Packing)
  1276.  
  1277.                 File/Pack is used to remove deleted records from the
  1278.           mailing list data base which is currently in use.  Entries which
  1279.           are marked for deletion remain in a mailing list file the file is
  1280.           Packed.  This can be handy if you accidentally mark a record for
  1281.           deletion because you can "un-mark" it; or you could use this
  1282.           feature to mark all the records you want to delete then review
  1283.           the records on the screen before actually packing the file.
  1284.  
  1285.                 J.  Importing Data from Other Software
  1286.  
  1287.                 File/Import allows you to read data from other files to
  1288.           become a part of the mailing list file you are using.  Once you
  1289.           select import, you will be shown a menu of file types:
  1290.  
  1291.                 - ASCII
  1292.                 - What Mailing List? 1.3 file
  1293.                 - What Mailing List? 2.x file
  1294.                 - Another dBase file
  1295.  
  1296.                 Highlight the type of file you would like to import and
  1297.           press <Enter>.
  1298.  
  1299.                     1. Importing ASCII Files                       _____________________
  1300.  
  1301.                     An ASCII file must have commas delimiting each field
  1302.                 and one record per line (i.e., CR/LF or ASCII 13 10
  1303.                 terminates a record).  A completely definable ASCII import
  1304.                 (just like the DBF import) will be released soon.  For now,
  1305.                 WML will import ASCII files generated by itself or CP/M NAD
  1306.                 files (both of which are practically identical).  The
  1307.                 structure of an ASCII record must be:
  1308.  
  1309.                     -  First name (up to 30 characters when combined with
  1310.                        the surname)
  1311.                     -  Surname (last name) (up to 30 characters when
  1312.                        combined with the first name)
  1313.  
  1314.                                          -17-
  1315.  
  1316.  
  1317.  
  1318.  
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.                     -  Company name (up to 35 characters)
  1333.                     -  Address line 1 (up to 35 characters)
  1334.                     -  Address line 2 (up to 35 characters)
  1335.                     -  City (up to 21 characters)
  1336.                     -  State abbreviation/Province (two upper-case letters
  1337.                        in American mode or up to 15 characters in Canadian
  1338.                        or International mode)
  1339.                     -  Zip code (up to 9 numbers (no dash) in American mode
  1340.                        or up to 10 characters in Canadian or International
  1341.                        mode)
  1342.  
  1343.                     Anything beyond the zip code on a line will be ignored.
  1344.  
  1345.                     2. Importing WML 1.x Files                       _______________________
  1346.  
  1347.                     If you have been using version 1 of WML (or earlier
  1348.                 versions called "List Manager") you can import these files
  1349.                 into WML 2.  List Manager files need to be imported into a
  1350.                 WML file since there were structure changes between these
  1351.                 versions.  So use your old WML to create new files & import
  1352.                 any of those List Manager files, then bring up WML 2 and
  1353.                 select this option.
  1354.  
  1355.                     After you select File/Import/WML 1.x you will see a
  1356.                 list of DBF files in the current directory.  I have not yet
  1357.                 figured out a good way to allow disk drives to be navigated
  1358.                 in this window, so you are limited to the current
  1359.                 directory.
  1360.  
  1361.                     After you select a file to import you will see a graph
  1362.                 showing progress and the number of records imported will be
  1363.                 shown on the status line.
  1364.  
  1365.                     3. Importing WML 2.x Files                       _______________________
  1366.  
  1367.                     This option is handy for consolidating several files
  1368.                 into one.  Just select File/Import/WML 2.x and you will see
  1369.                 the file list box.  Choose a file, then choose whether to
  1370.                 import all of the records or just those which are selected
  1371.                 for printing, and away it goes.  As usual, you will see a
  1372.                 progress graph and the record number count on the bottom
  1373.                 status line will be updated.
  1374.  
  1375.                     This is a handy way to separate a group of entries
  1376.                 which have grown too large.  For example, let's say you had
  1377.                 a list of clients grouped by occupation and one occupation
  1378.                 became so large that you wanted to put them in a separate
  1379.  
  1380.                                          -18-
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1394.  
  1395.  
  1396.  
  1397.  
  1398.                 file.  You could select all of the records with that
  1399.                 particular group for printing.  Then, create a new file and
  1400.                 import the selected records.  Back in your old file you can
  1401.                 delete all of the selected records.  Now you have a new
  1402.                 file with just the records you want in it.
  1403.  
  1404.                     4. Importing Other dBase Files                       ___________________________
  1405.  
  1406.                     WML's DBF import can handle any file made by dBase,
  1407.                 FoxBase, dB XL, dB Fast, QuickSilver, Clipper, or any other
  1408.                 dBase clone.  Many information organizers (including other
  1409.                 mailing list managers) use the DBF file format.  Chances
  1410.                 are, if the file ends in DBF you can import it into WML.
  1411.  
  1412.                     When you select this option from the menus you will be
  1413.                 asked to enter a file specification and "*.DBF" will be the
  1414.                 default answer.  Type the name of the DBF file you want to
  1415.                 import or use the DOS wildcards to scan a file list.  For
  1416.                 example, you might type "C:\DBASE\*.DBF" to see a list of
  1417.                 files in that directory or you might type the whole file
  1418.                 name something like, "C:\DBASE\MYFILE.DBF".
  1419.  
  1420.                     Once the DBF file is established you will see two
  1421.                 windows with field names.  On the right are the WML field
  1422.                 names.  On the left are some or all of the DBF field names
  1423.                 for the file to be imported.
  1424.  
  1425.                     Use the arrow keys to highlight a WML field in the
  1426.                 right-hand window then press <Enter> to define it and you
  1427.                 will see a pop-up menu of DBF field choices.  Highlight the
  1428.                 DBF field and press <Enter>.  You will see the field you
  1429.                 chose highlighted in the left window as you move between
  1430.                 the WML fields.  Press the F10 key to begin importing
  1431.                 records from the DBF file.
  1432.  
  1433.                     If the dBase file you are importing does not have a
  1434.                 field corresponding to one of WML's you do not need to
  1435.                 define it.
  1436.  
  1437.                 K.  Export
  1438.  
  1439.                     1. WordPerfect Merge                       _________________
  1440.  
  1441.                     First you will be asked for a file name for the
  1442.                 exported data.  Enter the full file name you wish to use,
  1443.                 including drive and path if necessary.  Once you finish
  1444.                 with this function you will have an ASCII file which
  1445.  
  1446.                                          -19-
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1460.  
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.                 contains WordPerfect's merge codes.  To prepare the file
  1465.                 for use, start WordPerfect, import the ASCII file (Ctrl-F5,
  1466.                 1, 2) then save it in WordPerfect format. 
  1467.  
  1468.                     2. Microsoft Word Merge                       ____________________
  1469.  
  1470.                     Just like with the WordPerfect Merge file, this option
  1471.                 will make you an ASCII file which is in Word's merge
  1472.                 format.  I don't use Word regularly, but I believe there is
  1473.                 no special preparation needed to use the file.  The most
  1474.                 you might need to do is import the file and save it.
  1475.  
  1476.                     3. Ventura Publisher                       _________________
  1477.  
  1478.                     This is an ASCII text file with a "TXT" extension. 
  1479.                 Each line of the data begins with an "at" sign (@), the
  1480.                 name of the field, a space, an equal sign (=), another
  1481.                 space, and then the data.  For example:
  1482.  
  1483.                     @NAME = ABC Company
  1484.                     @ADDRESS_1 = 123 Main Street
  1485.  
  1486.                     Lines are double-spaced in the file since this is how
  1487.                 VP determines end-of-paragraph.
  1488.  
  1489.  
  1490.                 L.  PRINT/SELECT/QUERY
  1491.  
  1492.                 Choosing this option under the File menu brings forth a
  1493.           whole new pull-down menu which lets you select or clear the
  1494.           records you wish to print and print labels/envelopes/etc.
  1495.  
  1496.                 Under the Print submenu are options to print and exit back
  1497.           to the top menu.  Before printing you must first select the
  1498.           records to be printed, so I'll go through the select/query
  1499.           options first then the printing options later.
  1500.  
  1501.                     1. Selecting entries to be printed                       _______________________________
  1502.  
  1503.                     Notice that the second item on the status line at the
  1504.                 bottom of your screen shows the number of entries which are
  1505.                 selected to print.  This number will change as you use the
  1506.                 options on this submenu.
  1507.  
  1508.                     "All" lets you mark or un-mark all records in the data
  1509.                 base.  "Group" lets you select or clear records according
  1510.                 to the groups to which they belong.  "Date/New" will mark
  1511.  
  1512.                                          -20-
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.  
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.  
  1522.  
  1523.  
  1524.  
  1525.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1526.  
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.                 or un-mark records which have never been printed (i.e., the
  1531.                 number of last mail date = 0); "Date/by Date" will select
  1532.                 or clear records based on a specific date you provide. 
  1533.                 "Individual/All" will allow you to scan the entire data
  1534.                 base, marking and un-marking records one at a time;
  1535.                 "Individual/Selected" will allow you to scan only those
  1536.                 records which are currently selected.  City/State/Zip
  1537.                 options let you select or clear options based on exact
  1538.                 matches in these fields.
  1539.  
  1540.                     2. Acting upon selected entries                       ____________________________
  1541.  
  1542.                     The "Action" submenu lets you perform actions on the
  1543.                 selected records.  Once you have selected records you can
  1544.                 reset the group settings for the records, flag them as
  1545.                 deleted, or clear the delete flag.  The Group function
  1546.                 replaces existing group definitions with the new
  1547.                 definition(s).
  1548.  
  1549.                     3. Selection Examples                       __________________
  1550.  
  1551.                     WML's Select feature may seem limited at first glance,
  1552.                 but it is actually very comprehensive.  At the time of this
  1553.                 writing I found myself thinking that WML couldn't do a
  1554.                 certain type of query and then realizing that it could, so
  1555.                 I think some examples are in order.
  1556.  
  1557.                     Let's say you have two groups defined in a mailing
  1558.                 list: Team A and Team B.  Of the entries on file, some are
  1559.                 part of Team A, some Team B, and some are both.
  1560.  
  1561.                     Now, let's say you want to send a mailing to all Team A
  1562.                 members.  First you may want to choose All/Clear to clear
  1563.                 any existing selection, then you would choose Groups/Select
  1564.                 and flag the group Team A in the Groups Window.
  1565.  
  1566.                     For another mailing you want to include all members of
  1567.                 Team B who are not members of Team A.  First, clear any
  1568.                 existing selection.  Second, use Groups/Select to flag all
  1569.                 members of Team B.  Finally, use Groups/Clear to clear all
  1570.                 members of Team A from the selection.
  1571.  
  1572.                     For another mailing you may want to include all members
  1573.                 of Team A who have not yet received a mailing.  Use the
  1574.                 Date/New option to select these.  Or you can use Date/by
  1575.                 Date to select members who last received a mailing on a
  1576.                 certain date.
  1577.  
  1578.                                          -21-
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.                     Whatever you need to do, chances are WML will do it. 
  1597.                 If you can't figure out how to get what you want, please
  1598.                 let me know!
  1599.  
  1600.                     4. Printing                       ________
  1601.  
  1602.                 Note:  You must define at least one printer and its fonts
  1603.                     on the Preferences/Printer screen before you can select
  1604.                     any printing options.
  1605.  
  1606.                     Some or all of the printing options on the "Print"
  1607.                 submenu may be "grayed-out" and unavailable for use
  1608.                 depending on certain conditions.  For example, if you have
  1609.                 not selected any entries for printing then all of the
  1610.                 options except for "Group List" and "Exit" will be gray and
  1611.                 you will not be able to select them.
  1612.  
  1613.                 Note:  The number of records which are selected for
  1614.                     printing appears on the status line at the bottom of
  1615.                     the screen.
  1616.  
  1617.                 Here is an overview of the sequence of events for printing:
  1618.  
  1619.                                        Print Menu
  1620.                                             |
  1621.                Group List  Phone Book   Envelopes      Labels      Zip Dist
  1622.                     |           |           |             |               |
  1623.                                               ------------------W h i c h   P r i n t e r ?----------------
  1624.                     |           |           |             |               |
  1625.                   Print       Print      Select        Define/        Print
  1626.                                          return         pick
  1627.                                          address       labels
  1628.                                             |             |
  1629.                                           Print         Print
  1630.                                             |             |
  1631.                                             +  Update Times Mailed and
  1632.                                                    Last Mail Date
  1633.  
  1634.  
  1635.                     5.  Group List                        __________
  1636.  
  1637.                     The Group List option lets you print a list of the
  1638.                 groups you have defined.  If you have two printers defined
  1639.                 you will be asked to choose the one to use.
  1640.  
  1641.                     Group List only appears if you have defined groups, and
  1642.                 does not update the times mailed or last mail date.
  1643.  
  1644.                                          -22-
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.  
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.  
  1654.  
  1655.  
  1656.  
  1657.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1658.  
  1659.  
  1660.  
  1661.  
  1662.                     6.  Envelopes                        _________
  1663.  
  1664.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  1665.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  1666.                 print the envelopes.
  1667.  
  1668.                     Next, you will be given a menu of return addresses to
  1669.                 print on the envelopes.  Select "None" if you do not want
  1670.                 any return address to be printed or use the arrow keys to
  1671.                 highlight the one you want and press <Enter> to select it.
  1672.  
  1673.                     When printing envelopes on a laser printer, any soft
  1674.                 fonts you defined (on the Preferences/Printers screen) will
  1675.                 be downloaded for printing then the postal bar code font
  1676.                 will be downloaded, if present.  Finally, the envelopes
  1677.                 will be printed.
  1678.  
  1679.                     Note: If you are using an impact printer and have set
  1680.                 the "Pause" field to "yes" then you will be prompted to
  1681.                 load each envelope and press <Enter> before the data is
  1682.                 sent to the printer.  All dot matrix printers, with a few
  1683.                 rare exceptions, have a sensor switch which detects when
  1684.                 the paper has run out.  Some dot matrix printers,
  1685.                 especially older models, stop printing when the paper moves
  1686.                 past the sensor, rather than printing to the bottom of the
  1687.                 form.  With envelopes this is a problem since the form is
  1688.                 very short (typically about 4.5-inches long) and you want
  1689.                 to print the return address about 2-inches from the bottom.
  1690.  
  1691.                     If your printer has this problem with single-fed
  1692.                 envelopes, one trick you can try is to put a business card
  1693.                 or other piece of paper against the sensor so it will print
  1694.                 to the bottom of the envelope.  This defeats the paper-out
  1695.                 sensor, though, so it's up to you to make sure everything
  1696.                 is okay.
  1697.  
  1698.                     After all envelope data has been sent to your printer
  1699.                 WML will ask if you want to update the Times Mailed and
  1700.                 Last Mail Date for the records printed. Answer by pressing
  1701.                 the <Enter> key for "Yes" or the Esc key for "No."
  1702.                 Answering "Yes" will change the Last Mail Date of the
  1703.                 selected entries to today's date and the Number of Times
  1704.                 Mailed field will be incremented by one.
  1705.  
  1706.                     A laser printer tip -- if the print density is uneven
  1707.                 try changing the left or top offsets (on the
  1708.                 Preferences/Define Envelopes screen) so all of the return
  1709.  
  1710.                                          -23-
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.  
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.  
  1720.  
  1721.  
  1722.  
  1723.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1724.  
  1725.  
  1726.  
  1727.  
  1728.                 address is on a constant thickness of paper.  Laser
  1729.                 printers have trouble printing on uneven surfaces.  You
  1730.                 might also try using a different brand of envelope.  As far
  1731.                 as national brands go I have found that Meade recycled-
  1732.                 fibre "security" envelopes work very well, but the Stuart
  1733.                 Hall ones do not (too thick); Nobility recycled envelopes
  1734.                 have a flat sealing edge which is perfect for lasers.
  1735.  
  1736.                     During envelope printing you can press Esc to cancel
  1737.                 printing.
  1738.  
  1739.                     If the soft font MAILCODE.SFL is in your WML directory
  1740.                 then postal bar codes will automatically be printed on
  1741.                 laser envelopes which have U.S. zip codes.  Bar codes on
  1742.                 dot matrix envelopes & labels is coming soon.
  1743.  
  1744.                     7.  Labels                        ______
  1745.  
  1746.                     If you defined two printers on the Preferences/Printers
  1747.                 screen you will first be asked on which printer you want to
  1748.                 print the labels.
  1749.  
  1750.                       For laser labels, you will be asked for the
  1751.                 specifications of your label sheet -- the number of labels
  1752.                 across and inches (vertically) between labels.
  1753.  
  1754.                       For impact printer labels, you will be given the menu
  1755.                 of label types from which to choose the one you are using.
  1756.  
  1757.                     Note: During label printing you can press Esc to cancel
  1758.                 printing.
  1759.  
  1760.                     You can change the left offset for impact printers on
  1761.                 the Preferences/Label Types screen.  Some impact printers,
  1762.                 such as the NEC P5300, have the paper sensor a few inches
  1763.                 from the left margin.  If you use a narrow strip of labels,
  1764.                 such as the common 3.5 x 15/16 labels, the printer will not
  1765.                 "see" the labels and will, therefore, not print.
  1766.  
  1767.                     This is where the left offset comes in handy.  You can
  1768.                 set a left offset of, say, 1.5 inches, then load your
  1769.                 labels 1.5-inches from the left margin.
  1770.  
  1771.                     Got something for everybody in here...  :)
  1772.  
  1773.  
  1774.  
  1775.  
  1776.                                          -24-
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.  
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.  
  1786.  
  1787.  
  1788.  
  1789.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1790.  
  1791.  
  1792.  
  1793.  
  1794.                     8.  Phone Book                        __________
  1795.  
  1796.                     You can print the phone book on your dot matrix or
  1797.                 laser printer.  A 12cpi to 17cpi mono-spaced (fixed) font
  1798.                 will work best for the phone book, although the entries
  1799.                 themselves work quite well with proportional fonts.  If you
  1800.                 use a proportional font for the titles you will find that
  1801.                 the index at the top right of the page "floats."  Short of
  1802.                 figuring out how to do width tables, this was the best I
  1803.                 could come up with.  So just use Courier 12 or something
  1804.                 like that.  Experiment to find the best method to print the
  1805.                 phone book on your equipment.
  1806.  
  1807.                     The phone book will only include records which have
  1808.                 been selected for printing, and does not ask to update the
  1809.                 Times Mailed and Last Mail Date.  Entries without a phone
  1810.                 number will just show the name & address (no trailing dots
  1811.                 after the name).
  1812.  
  1813.                     9.  Zip/Postal Code Distribution List                        _________________________________
  1814.  
  1815.                     Here is a useful report for people who do bulk
  1816.                 mailings.  It shows each of the zip codes included in the
  1817.                 open file's Selected records along with a count of the
  1818.                 total number of entries in that zip/postal code.  U.S. zip
  1819.                 codes are classified by the 5-digit zip even if the entry
  1820.                 has a 9-digit zip.  When you print your bulk mailing, just
  1821.                 bring this report with you to the Post Office.  It is my
  1822.                 understanding that they will use the report rather than
  1823.                 count each envelope bundle by hand.
  1824.  
  1825.                     The Zip/Postal Code Distribution does not update the
  1826.                 times mailed or last mail date since it does not print any
  1827.                 entries.
  1828.  
  1829.  
  1830.           XI.   DATA ENTRY
  1831.  
  1832.                 This menu lets you enter data into a mailing list or define
  1833.           groups and abbreviations.
  1834.  
  1835.                 A.  Names
  1836.  
  1837.                 This is the main data entry screen of WML since it is where
  1838.           you enter and change your mailing list information.  You can only
  1839.           use this function when you have a mailing list file opened for
  1840.           use.  When you choose Names a window will open which has room for
  1841.  
  1842.                                          -25-
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.  
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.  
  1852.  
  1853.  
  1854.  
  1855.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1856.  
  1857.  
  1858.  
  1859.  
  1860.           all of the information for a single entry.  If the open file has
  1861.           any entries the window will be filled with the first entry on
  1862.           file.  If the file is empty, a blank form will be displayed.
  1863.  
  1864.                 As you move through a mailing list file, a file position
  1865.           indicator on the right side of the screen will change to show you
  1866.           the displayed record's position in the file.  When you are
  1867.           entering a new record the indicator turns yellow (or bright white
  1868.           on a monochrome monitor) and is positioned at the bottom.
  1869.  
  1870.                     1.  Special Keys and Key Combinations                        _________________________________
  1871.  
  1872.                     While on the Names screen there are several special
  1873.                 keys (such as PgDn) and key combinations (such as ^PgDn)
  1874.                 shown at the bottom of the screen.
  1875.  
  1876.                 PgDn    Move forward (down) through the file.  If you press
  1877.                         PgDn on the last record on file, What Mailing List?
  1878.                         will beep.
  1879.                 PgUp    Move backward (up) through the file.  If you press
  1880.                         PgUp on the first record on file, What Mailing
  1881.                         List? will beep.
  1882.                 ^PgDn   "Control-PageDown" -- hold down the key marked Ctrl
  1883.                         and press the PgDn key.  This tells WML to begin
  1884.                         adding new records.
  1885.                 ^Home   "Control-Home" -- moves to the first entry on file. 
  1886.                         Hold down the Ctrl key then press the Home key.
  1887.                 ^End    "Control-End" -- moves to the last entry on file. 
  1888.                         Hold down the Ctrl key then press the End key.
  1889.  
  1890.                     2.  Function Keys (F-Keys)                        ______________________
  1891.  
  1892.                     On the bottom of the screen you will see several
  1893.                 function keys defined.  Function keys are labelled "F1"
  1894.                 through "F10" along the left side of your keyboard, or "F1"
  1895.                 through "F12" along the top of your keyboard.
  1896.  
  1897.                     3.  Using Filters                        _____________
  1898.  
  1899.                     If you have selected one or more filters from the Index
  1900.                 menu the entries you see will be only those included in the
  1901.                 filter at the time the filter was set.  The Names screen
  1902.                 will begin with the first entry with the filter criteria
  1903.                 (e.g., the first deleted record on file may actually be the
  1904.                 fifth record).
  1905.  
  1906.  
  1907.  
  1908.                                          -26-
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.  
  1918.  
  1919.  
  1920.  
  1921.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1922.  
  1923.  
  1924.  
  1925.  
  1926.                     When records within a filtered set of records change,
  1927.                 those records remain within the filtered set of records. 
  1928.                 To illustrate, if you have the filter set to show you only
  1929.                 those records which are selected for printing, then you go
  1930.                 to the Names screen and change the Select flag for a
  1931.                 record.  Since this record is no longer selected for
  1932.                 printing it doesn't "belong" in the filtered set of records
  1933.                 any more, but WML leaves it there so you can review the
  1934.                 changes you have made to the records which were originally
  1935.                 filtered.
  1936.  
  1937.                     To reset a filter (e.g., using the above example, to
  1938.                 eliminate the records which were changed from the filtered
  1939.                 set), just toggle the filter setting OFF then back ON
  1940.                 again.
  1941.  
  1942.                     As you use the PgUp and PgDn keys the display will jump
  1943.                 to the next or previous entry with the filter criteria. 
  1944.                 The F2 (Find) key will display only those selections
  1945.                 included in the filter.
  1946.  
  1947.                     Note: I decided that filters are more useful if they do
  1948.                 not change dynamically.  That is, if you have the filter
  1949.                 set to Selected records then you Clear (or un-select) a
  1950.                 record, that record will still be in the filtered list
  1951.                 until you reset the index or filter options.  Think of it
  1952.                 this way: if you are reviewing a bunch of records you had
  1953.                 marked for printing to make a final decision, it would be
  1954.                 really a pain if, every time you changed a Select status
  1955.                 flag, entries disappeared from your review list so you
  1956.                 couldn't see which ones you had Cleared from being printed.
  1957.  
  1958.                     If you want to reset the filtered list after changing
  1959.                 many records, just go to the Index menu and turn the filter
  1960.                 off and back on.
  1961.  
  1962.                     4.  Getting Help (F1/Help)                        ______________________
  1963.  
  1964.                     When you see the "F1/Help" message at the bottom left
  1965.                 of your screen if means there is context-sensitive help
  1966.                 available for the field on which the cursor is sitting. 
  1967.                 Whether or not the message is displayed you can press the
  1968.                 "F1" key for help.  If there is no specific help for the
  1969.                 item you are on you will get the Help Index.
  1970.  
  1971.                     In the State/Province field pressing F1 brings up a
  1972.                 list of U.S. State and Canadian Province names from which
  1973.  
  1974.                                          -27-
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.  
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.  
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.                                   What Mailing List?                                  __________________
  1988.  
  1989.  
  1990.  
  1991.  
  1992.                 you may browse and select one.  The abbreviation for the
  1993.                 selected State or Province will be placed in the record.
  1994.  
  1995.                     5.  Locating Another Entry (F2/Find)                        ________________________________
  1996.  
  1997.                     Use this function key to navigate through your mailing
  1998.                 list.  F2/Find opens a window showing all of the entries on
  1999.                 file, one line per entry.  You can browse through the list
  2000.                 to jump directly to the entry you want.
  2001.  
  2002.                     You will notice new function keys at the bottom of the
  2003.                 screen while the Find function is active.  You can press a
  2004.                 letter or number to go directly to the index-key entry
  2005.                 beginning with that letter or number (if you are using the
  2006.                 Zip index press a "9" to jump to the first entry with a "9"
  2007.                 zip code; if you are using the Company Name index you could
  2008.                 press "K" to jump to the first company beginning with
  2009.                 "K")2.  Use the arrow and PgUp/PgDn/Home/End keys to move
  2010.                 around the list.  Press <Enter> to use the entry which is
  2011.                 highlighted.
  2012.  
  2013.                     6.  Grouping Entries Together (F3/Group)                        ____________________________________
  2014.  
  2015.                     F3 opens a window showing all of the groups defined
  2016.                 with arrows next to ones to which this record belongs.  You
  2017.                 define groups by using the Data Entry/Groups screen
  2018.                 (defined below).  Basically, just highlight a group and
  2019.                 press <Enter>; the arrow will appear and disappear (toggle)
  2020.                 next to it -- an arrow means that the entry belongs to this
  2021.                 group.
  2022.  
  2023.                     When you press the F3/Group key a window appears
  2024.                 showing the groups defined.  Inside the window all of the
  2025.                 group descriptions for this mailing list file are displayed
  2026.                 (up to 255 groups).  You can move through the list using
  2027.                 the up/down arrow keys, the PgUp/PgDn keys, or by pressing
  2028.                 the first letter of the group description you wish to find. 
  2029.                 When a group is highlighted, press <Enter> to select it or
  2030.                 clear the selection.  Selected groups have an arrow to the
  2031.                                         ____________________
  2032.  
  2033.                2    The  index is  determined by  the setting of  the Index
  2034.                     menu.  If the index is set to Address, then the entries
  2035.                     will be sorted by whatever is in the first address line
  2036.                     -- starting  with blanks,  then numbers,  then letters.
  2037.                     The  current index is  displayed on the  status line at
  2038.                     the bottom of the screen.
  2039.  
  2040.                                          -28-
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.  
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.  
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2054.  
  2055.  
  2056.  
  2057.  
  2058.                 left of them.  When a group is Selected for an entry, it
  2059.                 means that this person or business is a part of that group. 
  2060.                 For example, if you have a group called "Christmas List"
  2061.                 you can Select this group for all people you want to be on
  2062.                 your Christmas list.
  2063.  
  2064.                     7.  Adding New Records                        __________________
  2065.  
  2066.                     When you first use the Names screen on a new (empty)
  2067.                 file, WML will automatically place you in Add mode.  Once
  2068.                 the file has information, however, you are initially placed
  2069.                 in Edit mode (i.e., existing information is displayed for
  2070.                 you to view and/or change).
  2071.  
  2072.                     To add a new record to the file just press ^PgDn (hold
  2073.                 down the Ctrl key then press the PgDn key).  This places                         ____                    ____
  2074.                 you in Add mode.  You will see a blank data entry form and
  2075.                 the file position indicator will go to the bottom and turn
  2076.                 yellow (or bright white on a monochrome monitor).
  2077.  
  2078.                     While adding new records What Mailing List? checks for
  2079.                 duplicate names and addresses.  If you have duplicate
  2080.                 checking enabled (on the Preferences menu) you will see an
  2081.                 information window telling you about any duplicates and
  2082.                 asking permission to continue.  An entry must contain
  2083.                 something unique in personal and company name.  You can't
  2084.                 enter two records with the same personal names and company
  2085.                 name.  The only time I can think that you might need to
  2086.                 enter a duplicate is if the same person & company has two
  2087.                 offices.  I may figure out a way around this soon...
  2088.  
  2089.                     When you are finished entering new addresses you can
  2090.                 change modes in one of three ways:
  2091.  
  2092.                 1.  Press ESC on a blank form to return to the menu (if you
  2093.                     press ESC and have changed any information on the
  2094.                     screen you will be given a message and an opportunity
  2095.                     to save it -- don't worry)
  2096.                 2.  Press PgUp to move "up" to the existing records in the
  2097.                     file (i.e., switch to "change" mode)
  2098.                 3.  Press F2 (Find) to locate an existing record
  2099.  
  2100.                     To abandon new information (i.e., if you have started
  2101.                 entering something on the screen and decide you don't want
  2102.                 to save it), press the Esc key before you finish the                                               ______
  2103.                 screen.
  2104.  
  2105.  
  2106.                                          -29-
  2107.  
  2108.  
  2109.  
  2110.  
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.  
  2116.  
  2117.  
  2118.  
  2119.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2120.  
  2121.  
  2122.  
  2123.  
  2124.                     8.  Changing Existing Records                        _________________________
  2125.  
  2126.                     While an existing record is displayed you can change
  2127.                 information, mark it for deletion, exclude it from being
  2128.                 printed, or mark it as being a bad address.
  2129.  
  2130.                     You can use your mouse to go to the field you want to
  2131.                 change or use the arrow keys to move around.  After you
  2132.                 have made changes just press F7 (Save), or press Esc
  2133.                 (Cancel) to abandon any changes you made.
  2134.  
  2135.                     9.  Using the Delete/Omit/Bad Address Flags                        _______________________________________
  2136.  
  2137.                     On the right side of the Names data entry window you
  2138.                 will notice four lines which have square brackets [ ] to
  2139.                 the left of them.  These are called flags (since they flag                                                    _____
  2140.                 a condition) or toggles (since they act like toggle                                _______
  2141.                 switches, being turned on and off).  If there is a check-
  2142.                 mark ( ) inside the brackets then this item is selected,
  2143.                 otherwise it is not.  For example, if a check-mark is next
  2144.                 to the "Delete" flag then this record is marked for
  2145.                 deletion and will be removed from the file the next time it
  2146.                 is Packed.
  2147.  
  2148.                     You can set the toggles either with a mouse or the
  2149.                 keyboard.  To use a mouse just place the mouse cursor
  2150.                 anywhere on the item you want to change and press the left
  2151.                 button.  The check-mark will turn on and off as you click
  2152.                 on the option.  To use the keyboard just press the Alt key
  2153.                 (Menu); this will bring up a menu of the toggles.  Just
  2154.                 highlight the one you want to change and press <Enter>. 
  2155.                 Press Esc to cancel the menu.
  2156.  
  2157.                     The Delete toggle indicates whether a record is to be
  2158.                 removed from the file the next time the File/Pack option is
  2159.                 used.  The Bad Address toggle indicates that the entry is a
  2160.                 bad address and should not be printed.  Likewise, Exclude
  2161.                 indicates an entry which should not be included in print-
  2162.                 outs.  Records marked Bad or Exclude cannot be selected for
  2163.                 printing.  The Select flag indicates whether the entry is
  2164.                 selected for printing.  Only those entries which are
  2165.                 selected for printing will print.
  2166.  
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.                                          -30-
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2186.  
  2187.  
  2188.  
  2189.  
  2190.                     10. Using Smart Zip                        _______________
  2191.  
  2192.                     Release 2.0g of WML brings Smart Zip -- a feature which
  2193.                 can save a lot of typing if your mailings tend to target a
  2194.                 region.  Using Smart Zip is easy -- it's automatic, there's
  2195.                 nothing to do.  Every time you type in a zip/postal code,
  2196.                 WML will look for it.  The state/province will always be
  2197.                 filled in for you, although it is not always 100% accurate
  2198.                 since some states overlap (according to the information I
  2199.                 have).  If the exact zip code is on file (5 digits checked
  2200.                 for U.S. zips) the city will also be filled in.  Otherwise,
  2201.                 the city and state/province you enter will be remembered
  2202.                 and the next time you type that zip code the city &
  2203.                 state/province will be filled in automatically.
  2204.  
  2205.                     11. Macros & Key Words                        __________________
  2206.  
  2207.                     Some mailing list packages use function key (F-key)
  2208.                 macros to save you typing and let you define "key words"
  2209.                 for entries.  What Mailing List? does all this, too, but in                              __________________
  2210.                 a slightly different way.
  2211.  
  2212.                     The use of macros can be simulated using WML's
  2213.                 Abbreviations (described below).  A simple 1-5 letter
  2214.                 abbreviation can expand to whatever you need.  For example,
  2215.                 you can define an abbreviation "POB" which expands to the
  2216.                 full text, "P.O. Box" or even "Post Office Box."
  2217.  
  2218.                 Note:   Abbreviations are used on the address,
  2219.                         comments, and city fields (although the
  2220.                         city is usually automatically filled in via
  2221.                         Smart Zip).
  2222.  
  2223.                     "Key words" are usually one or more short fields in
  2224.                 which you can put short key words (like "PRO" for
  2225.                 "Prospects", "XMAS" for "Christmas List", etc.).  WML gives
  2226.                 you two flexible ways of accomplishing this same goal
  2227.                 without cluttering the screen with extra fields:
  2228.  
  2229.                     1. Define group names into which your entries fit (such
  2230.                 as "Service companies," "Christmas list," etc.).  While
  2231.                 entering a new name or viewing an existing entry just press
  2232.                 the F3 key to pop-up the Groups window.  An entry can
  2233.                 belong to none or as many as 20 groups.  When you want to
  2234.                 print your Christmas list just use Select/Query (under the
  2235.                 "File" menu, described above):  Under the "Groups" menu
  2236.                 choose the "Select" option.  You will see the familiar pop-
  2237.  
  2238.                                          -31-
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.  
  2248.  
  2249.  
  2250.  
  2251.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.  
  2256.                 up window showing all group definitions.  Select as many
  2257.                 groups as you want then press F7.  All entries in those
  2258.                 group(s) are now selected to print.
  2259.  
  2260.                     2. Place key words or phrases in the comment lines. 
  2261.                 Let's say you had a customer list and in the comment lines
  2262.                 you liked to keep track of which computer equipment your
  2263.                 client's owned.  You might put things like XT, AT, 386,
  2264.                 Laser, Tape, VGA, DTP, etc. in your comments.  When you
  2265.                 want to mail a notice to all of your desktop publishing
  2266.                 clients ("DTP" people), just use Select/Query (under the
  2267.                 "File" menu, described above):  Under the "Phrase" menu
  2268.                 choose the "Select by phrase in comment" option; enter the
  2269.                 key "DTP" and press <Enter>.  All entries with "DTP"
  2270.                 somewhere in the comments are now selected to print.
  2271.  
  2272.                 B.  Groups
  2273.  
  2274.                 Use this screen to define and change up to 255 group
  2275.           descriptions.  Grouping entries together makes it easy to select
  2276.           just the people you want for mailings.  For example, if you are
  2277.           setting up a mailing list for your business which will contain
  2278.           retail stores and service companies you might want to make groups
  2279.           for each type of business.  You might also want to set up groups
  2280.           to identify the people who have responded to a mailing and those
  2281.           who have not.
  2282.  
  2283.                 Note:  Groups are an optional part of each record.  An
  2284.           entry may belong to no groups at all, or it may belong to a
  2285.           maximum of 20 groups.
  2286.  
  2287.                 Use the Up and Down Arrows to highlight existing entries
  2288.           and press <Enter> to edit.  Press the Ins (Insert) key to insert
  2289.           a new entry.  Press the Del (Delete) key to delete (erase) an
  2290.           entry.
  2291.  
  2292.                 Note:  When you tag a mailing list entry as belonging to a
  2293.           particular group, WML remembers the record number of the group,
  2294.           not the actual name.  So if you change the name of a group all
  2295.           entries will reflect the change.  If you delete a group, any
  2296.           entries which were part of that group will remember the record
  2297.           number; next time this record gets used for a new group these
  2298.           entries will "belong" to the new group.  The reason for this is
  2299.           that it could be a very slow process to have WML search through
  2300.           every mailing list file to remove a group codes from all files --
  2301.           if you had many large mailing lists it could take minutes or
  2302.  
  2303.  
  2304.                                          -32-
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.  
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.  
  2314.  
  2315.  
  2316.  
  2317.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2318.  
  2319.  
  2320.  
  2321.  
  2322.           hours to delete a group code.  I didn't think that was a good way
  2323.           to do things...
  2324.  
  2325.                 C.  Abbreviations (Macros)
  2326.  
  2327.                 This handy feature lets you define abbreviations to be used
  2328.           in entering your data.  This is the same concept as a macro. 
  2329.           Abbreviations will be used on the address, city, and comment
  2330.           lines of entries.
  2331.  
  2332.                 Use Ins/Del to insert and delete abbreviations, or use the
  2333.           Up/Down arrows to highlight and change existing abbreviations.
  2334.  
  2335.                 An abbreviation entry consists of an abbreviation and the
  2336.           full text for the abbreviation.  For example, an abbreviation
  2337.           might be "LA" and the full text "Los Angeles."  Any time you put
  2338.           "LA" on the city, first address line, or any of the comment lines
  2339.           it will be expanded to say "Los Angeles."
  2340.  
  2341.  
  2342.           XII.  INDEXING (CONTROLLING THE SORTING SEQUENCE OF ENTRIES)
  2343.  
  2344.                 This menu lets you change the order in which the entries in
  2345.           your mailing list are displayed and printed.  There are four
  2346.           indexing options and two filter options from which to choose:
  2347.  
  2348.                 1.  by Name -- will sort entries by Surname plus First Name
  2349.                     plus a portion of the Company Name.
  2350.                 2.  by Company Name -- will sort entries by Company Name
  2351.                     plus Surname plus a portion of the First Name.
  2352.                 3.  by Address -- will sort entries by the first address
  2353.                     line plus a portion of Surname plus a portion of First
  2354.                     Name plus a portion of Company Name.
  2355.                 4.  by Zip/Postal code -- will sort entries by zip/postal
  2356.                     code plus a portion of Address.
  2357.  
  2358.                 5.  Filtered to include Selected records only.  This
  2359.                     option, when activated (a dot appears to the left),
  2360.                     allows only the records which are selected for printing
  2361.                     to be displayed and modified.  To state the reverse,
  2362.                     any records which are not selected for printing will
  2363.                     seem to be gone -- they will not show up on the screen
  2364.                     nor on the F2 (Find) window.
  2365.                 6.  Filtered to include Deleted records only.  When
  2366.                     activated (a dot appears to the left), only records
  2367.                     which are marked for deletion will show up on the Names
  2368.                     data entry screen, including the F2 (Find) window.
  2369.  
  2370.                                          -33-
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.  
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.  
  2380.  
  2381.  
  2382.  
  2383.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2384.  
  2385.  
  2386.  
  2387.  
  2388.                 Any potential conflicts of keys (as noted in earlier
  2389.           releases) have been removed (if you don't know what I'm talking
  2390.           about, don't worry about it - it's fixed).
  2391.  
  2392.                 A.  Changing the Index
  2393.  
  2394.                 The active index has a dot to the left of it.  To select a
  2395.           different index and/or to clear any filters (on the bottom
  2396.           section of the Index menu), just highlight or press the first
  2397.           letter of the index you would like to use.  Only one index can be
  2398.           active at a time.
  2399.  
  2400.                 B.  Filters
  2401.  
  2402.                 A filter is a way of limiting what you see, just like a
  2403.           camera filter.  This makes it easier to review certain entries,
  2404.           especially in very large mailing lists.
  2405.  
  2406.                     1.  Setting a Filter                        ________________
  2407.  
  2408.                     Let's say you selected all records in Group A for
  2409.                 printing and then wanted to browse that list, eliminating a
  2410.                 few here and there to reach a goal of 75 mailings.  Just
  2411.                 use the Index menu to set the "Selected filter" ON (a dot
  2412.                 will appear to the left when it is ON).  You will see a bar
  2413.                 graph as the open file is filtered (on smaller files it may
  2414.                 fly by so quickly you'll barely know it was there).  Now,
  2415.                 when you go to the Data Entry/Names screen you will see the
  2416.                 first record on file which is selected for printing (which
  2417.                 may not necessarily be the first actual record on file).
  2418.  
  2419.                     Pressing the PgUp and PgDn keys will move you around
  2420.                 with the filtered list.  If you press the F2 (Find) key,
  2421.                 the window will contain only the filtered list.  It may
  2422.                 seem as if the other records are gone, but a quick look at
  2423.                 the status line at bottom of the screen will tell you that
  2424.                 the number of records in your file has not changed.
  2425.  
  2426.                     2.  Clearing a Filter                        _________________
  2427.  
  2428.                     To clear a filter just select it again from the Index
  2429.                 menu.  Filters are toggles -- select once to turn ON, again
  2430.                 to turn OFF, again to turn ON, etc. etc.
  2431.  
  2432.  
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.                                          -34-
  2437.  
  2438.  
  2439.  
  2440.  
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.  
  2446.  
  2447.  
  2448.  
  2449.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2450.  
  2451.  
  2452.  
  2453.  
  2454.           XIII. PREFERENCES
  2455.  
  2456.                 The Preferences menu contains options which help you
  2457.           customize the operation of WML and set necessary parameters, such
  2458.           as the type(s) of printer(s) you have.  Preferences are in two
  2459.           groupings on the menu, separated by a horizontal line.  The upper
  2460.           options are screens; the bottom two options are toggles (i.e.,
  2461.           they are either "on" or "off").  A dot next to any of the bottom
  2462.           three toggles indicates that it is "on."
  2463.  
  2464.                 Please check each Preferences screen before making full use
  2465.           of WML, otherwise something might seem wrong with the software
  2466.           whereas it is due to the set of conditions under which WML is
  2467.           operating.
  2468.  
  2469.                 A.  Setting Your Return Addresses
  2470.  
  2471.                 You can set up to two return addresses which you would like
  2472.           to print on laser envelopes.  Each address may contain up to four
  2473.           lines, and can include punctuation, even quotation marks and
  2474.           commas.
  2475.  
  2476.                 When you are finished with this screen you can click on
  2477.           "Ok" to save the information and exit, "Cancel" to ignore any
  2478.           changes and exit, or use the keyboard keys F7 to Save or Esc to
  2479.           cancel.
  2480.  
  2481.                 B.  Setting Envelope Size
  2482.  
  2483.                 I expect that most folks, like me, tend to use the same
  2484.           kind of envelope time and again, and it's probably a #10
  2485.           "business" envelope.  So I decided to keep this screen simple and
  2486.           just have a single definition for an envelope which can be
  2487.           changed from time to time, if necessary.
  2488.  
  2489.                 There are just three numbers to fill in:  The width of the
  2490.           envelope (left to right), the length (top to bottom), and the
  2491.           left margin for the return address.  Enter fractions of an inch
  2492.           as decimal figures (e.g., 1/2 is .5, 1/8 is .125, etc.).  The
  2493.           left margin adjustment can be negative or positive.  A negative
  2494.           number will move the return address to the left, a positive
  2495.           number will move it to the right.
  2496.  
  2497.                 C.  Selecting Continuous (Dot Matrix) Label Types
  2498.  
  2499.                 Version 2 brings a vastly enhanced label system.  Now,
  2500.           instead of picking two labels from a list, you always have access
  2501.  
  2502.                                          -35-
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.  
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.  
  2512.  
  2513.  
  2514.  
  2515.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2516.  
  2517.  
  2518.  
  2519.  
  2520.           to the entire list of defined label types.  And instead of only
  2521.           one user-defined label type, ALL label types are now user-
  2522.           definable.
  2523.  
  2524.                 WML is pre-configured for a few common label types, such as
  2525.           the ever-popular 1-across 3½-inch by 15/16-inch labels which are
  2526.           commonly sold in boxes of 5,000.  There are several blank,
  2527.           undefined label types which you can set up yourself.  In
  2528.           addition, you can even change the pre-defined labels to whatever
  2529.           you need.
  2530.  
  2531.                 First you will see the menu of label choices.  Highlight
  2532.           the one you want to change and press <Enter>.  A window will open
  2533.           showing the name of the label and all of the measurements.  Type
  2534.           a short name (such as "Mailing", "Shipping", "Disk", etc.) to
  2535.           indicate the type of label.  Enter the width of the actual label
  2536.           (i.e., how much room there is upon which to print), the vertical
  2537.           distance from the top of one label to the top of the next, the
  2538.           horizontal distance from the left side of one label to the left
  2539.           side of the next, and the number of labels across.
  2540.  
  2541.                 You can use the Up and Down Arrow keys to move between
  2542.           lines, or point and click with a mouse.  When you are finished
  2543.           click on "Ok" to save or "Cancel" to abandon any changes, or use
  2544.           the keyboard keys F7 to Save or Esc to cancel.
  2545.  
  2546.                 D.  Back-up, Country, & Directory Display (Other Settings)
  2547.  
  2548.                     1.  Back-up & Restore Method
  2549.  
  2550.                     Under the File menu are options which allow you to
  2551.                 back-up and restore your data to/from other disks for
  2552.                 safety.  These operations will use the DOS COPY command
  2553.                 unless you use this option to change it.
  2554.  
  2555.                     You will see a menu of four choices of methods to use
  2556.                 when backing-up and restoring:  DOS COPY (the default),
  2557.                 ARJ, LHARC, or PKZIP.  In order to use ARJ, LHARC, or PKZIP
  2558.                 compression software you must have the compression
  2559.                 programme available in your DOS PATH.  In addition, you
  2560.                 will also need enough free memory (RAM) to run both WML and
  2561.                 the compression software.
  2562.  
  2563.  
  2564.  
  2565.  
  2566.  
  2567.  
  2568.                                          -36-
  2569.  
  2570.  
  2571.  
  2572.  
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.  
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2582.  
  2583.  
  2584.  
  2585.  
  2586.                     2.  Mailing to Various Countries (Country setting)
  2587.  
  2588.                     WML has been designed to validate data differently for
  2589.                 U.S., Canadian, and other (International) addresses.  By
  2590.                 using the proper country setting you will have the
  2591.                 following abilities and features:
  2592.  
  2593.                   The U.S. setting will only allow numerical zip codes in
  2594.                   the format #####-####, telephone numbers in the format
  2595.                   (###) ###-####, dates in the format MM/DD/YYYY, and state
  2596.                   two-letter abbreviations.  If you enter a full State name
  2597.                   (properly spelled, of course) WML will find its
  2598.                   abbreviation for you.
  2599.  
  2600.                   The Canadian setting allows postal codes only in the
  2601.                   format A#A #A# (where A is a letter and # is a number),
  2602.                   telephone numbers as (###) ###-####, dates in the format
  2603.                   DD-MM-YYYY, and province abbreviations.  If you enter a
  2604.                   full province name WML will find its abbreviation for
  2605.                   you.
  2606.  
  2607.                   The U.S. & Canadian setting accepts data in either of the
  2608.                   formats mentioned above.  Dates are presented in the
  2609.                   format "## AAA ####".  For example, "17 Sep 1992".
  2610.  
  2611.                   The International setting does the least "work" for you:
  2612.                   it does not format zip codes or telephone numbers and
  2613.                   does not look up state/province abbreviations. 
  2614.                   Everything you enter is treated as literal information. 
  2615.                   Dates are displayed in yyyy-mm-dd format.
  2616.  
  2617.                     3.  Directory Display Format
  2618.  
  2619.                     Some of the options under the File menu, such as Open
  2620.                 and Erase, display files on your disk.  You can choose one
  2621.                 of three ways to display these files:
  2622.  
  2623.                 1.  The DOS file name followed by the size, date, and
  2624.                     description
  2625.                 2.  The DOS file name only
  2626.                 3.  The description (long name) followed by the DOS file
  2627.                     name, size, and date.
  2628.  
  2629.                     WML sorts the files from left to right, so format #1
  2630.                 and #2 will be in the same order, but #3 will be sorted
  2631.                 according to the descriptions of each file.
  2632.  
  2633.  
  2634.                                          -37-
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.  
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.  
  2644.  
  2645.  
  2646.  
  2647.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2648.  
  2649.  
  2650.  
  2651.  
  2652.                 E.  Defining your Printers
  2653.  
  2654.                 WML can use two printers, a laser and a dot matrix.  The
  2655.           laser can be used to print envelopes and laser labels.  The dot
  2656.           matrix can be used to print continuous labels.  Either printer
  2657.           can be used to print group lists and phone books.  Until you
  2658.           define your printer(s) and font(s) there will be a flashing
  2659.           message at the bottom of the screen and you will not be able to
  2660.           use the File/Print option.
  2661.  
  2662.                 The Printer definition window shows the current settings. 
  2663.           Use the arrow keys to move around, and press the F3 key to change
  2664.           anything.  For example, to set your dot matrix printer move the
  2665.           cursor to that line then press F3 and a menu of choices will
  2666.           appear.  Highlight your printer (or one compatible with it) and
  2667.           press <Enter>.  Then move down to the font definition and press
  2668.           F3 again.  Highlight your font selection and press <Enter>.  When
  2669.           you are finished, highlight the "Ok" button and press <Enter>. 
  2670.           Alternately, you can press F7 to save the screen and exit.
  2671.  
  2672.                     1.  Laser Printer Soft Fonts                        ________________________
  2673.  
  2674.                     You will need landscape (SFL) fonts for envelopes and
  2675.                 portrait (SFP) fonts for everything else.  You decide which
  2676.                 fonts to use once -- on the Preferences/Printers screen --
  2677.                 and, from then on, WML automatically uses these choices.
  2678.  
  2679.                     Consider an example: When you set the font for the
  2680.                 envelope return address you may choose any of your
  2681.                 printer's built-in fonts or a soft font.  If you select the
  2682.                 first item in the font list, "Select a soft font," you will
  2683.                 first be asked for the drive and/or path containing the
  2684.                 files.  The last directory you used will be the default.
  2685.  
  2686.                     After you enter a correct path you will be shown a list
  2687.                 of the landscape soft font files (*.SFL) in that directory. 
  2688.                 Use the arrow keys and PgUp/PgDn keys to move around,
  2689.                 highlight the one you want, and press <Enter>.  The soft
  2690.                 font file name will now be shown on the screen.
  2691.  
  2692.                     2.  Scalable Fonts                        ______________
  2693.  
  2694.                     A scalable font is a single font (e.g., CG Times,
  2695.                 Helvetica, etc.) which can be printed in practically any
  2696.                 size.  I have yet to see how a scalable soft font works and                                                        ____
  2697.                 I have no idea how one would work with WML (try it and see)
  2698.                 (then tell me!).
  2699.  
  2700.                                          -38-
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.  
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.  
  2710.  
  2711.  
  2712.  
  2713.                                   What Mailing List?                                  __________________
  2714.  
  2715.  
  2716.  
  2717.  
  2718.                     Printers like the H-P LaserJet III and IV have scalable
  2719.                 fonts built in.  This means you can pick a font, such as
  2720.                 Roman, and print in practically any size you want.
  2721.  
  2722.                     When you select a scalable font WML will prompt you for
  2723.                 the pitch (cpi) or the point size, depending on whether it
  2724.                 is a fixed-pitch or proportionally-spaced font.  In general
  2725.                 numbers between 8 and 14 work best.  My favourite font for
  2726.                 both my laser and dot matrix is a Helvetica-type (sans
  2727.                 serif) font at 12cpi or 12 points.
  2728.  
  2729.                 F.  Duplicate Checking
  2730.  
  2731.                 If you want to have WML check for duplicate personal names,
  2732.           company names, and/or addresses while you are entering
  2733.           information, just select any or all of these toggles.  A dot to
  2734.           the left of the toggle indicates that it is turned on.  You can
  2735.           toggle them on and off as desired, their setting will be saved.
  2736.  
  2737.                 Duplicate checking helps avoid duplicate entries which have
  2738.           different personal names or ones which have identical addresses
  2739.           but a different name.  The drawback is that dup checking can slow
  2740.           your computer down, so if you are working on a very large mailing
  2741.           list or a very slow computer you might want to try turning some
  2742.           or all of the duplicate checking options OFF to increase speed.
  2743.  
  2744.  
  2745.           XIV.  HELP
  2746.  
  2747.                 The Help menu has three options:  Index, About, and
  2748.           Settings.
  2749.  
  2750.                 Help/About gives you some information about your memory and
  2751.           how to reach me.
  2752.  
  2753.                 Help/Index gives you a list of help topics from which you
  2754.           may choose.  This is like a brief on-line manual.  To use it just
  2755.           highlight a topic and press <Enter> -- a helpful window of
  2756.           information will appear.
  2757.  
  2758.                 Help/Settings shows you the Preferences settings on a
  2759.           single screen so you can review them.
  2760.  
  2761.  
  2762.                 That's about all I can think to babble about.  Enjoy!
  2763.  
  2764.  
  2765.  
  2766.                                          -39-
  2767.  
  2768.  
  2769.  
  2770.  
  2771.  
  2772.  
  2773.